Alternativas al correo electrónico

Diferentes sistemas de almacenamiento compartido

La utilización del correo electrónico como sistema principal de envío, recibo y almacenamiento de archivos profesionales hoy en día no es una buena alternativa, aunque muchos aún seguimos utilizando este sistema. Las conversaciones y las distintas versiones de un mismo archivo pueden volverse tan caóticas que más que facilitar el trabajo, lo dificultan.

¿Cuántas veces hemos vivido esta situación? ¿Cuántas veces hemos estado buscando un archivo en un e-mail en lugar de en una carpeta? ¿Cuántas veces olvidamos el "asunto" del correo electrónico y, al no encontrarlo, prácticamente perdemos el archivo?. Sin embargo, en el mercado existen multitud de herramientas que nos permiten una gestión compartida y ordenada de los archivos sin necesidad de envíos y reenvíos constantes.

En la actualidad existe Dropbox, una herramienta de almacenamiento compartido de archivos y carpetas que ya la mayoría de los lectores conocerán y que resulta muy útil tanto para empresas y particulares.

Desde hace unos meses la versión Dropbox for Business, tiene la opción de edición colaborativa en Office; es decir, que dos usuarios pueden estar compartiendo un archivo y editándolo en línea a la vez. Debemos recordar que ambos procesos, tanto el almacenamiento compartido como la edición colaborativa, son imposibles mediante el correo electrónico.

La edición colaborativa también está disponible en Google Docs, vinculada al servicio de almacenamiento Google Drive. Una de las ventajas de utilizar Google Drive como alternativa al intercambio de archivos vía e-mail es que no solo puedes compartir de forma ordenada tus archivos con compañeros de trabajo y amigos, sino que, además, con la misma cuenta de Google puedes hacer videollamadas y chats con Hangout, seguir pendiente de tu correo en Gmail o estar al tanto de las últimas novedades de tus círculos en Google+.

Otra de las alternativas al correo electrónico es OneDrive, el servicio de almacenamiento de archivos en línea de Microsoft que también posee edición colaborativa de archivos.

Por otra parte, aplicaciones del estilo de Wunderlist, no tan enfocada al almacenamiento de archivos como a la creación de listas de trabajo, también pueden ayudarnos a organizar nuestro día a día en base a las tareas asignadas. Este servicio ofrece la oportunidad de crear listas de tareas y subtareas compartidas a las que se puede agregar un archivo y compartirlo. Para su edición, habría que descargar el archivo, modificarlo y volverlo a subir. Pero aunque esto sea más engorroso que el almacenamiento de archivos compartidos en Google Drive, OneDrive o Dropbox, siempre nos será más útil y menos caótico que el correo electrónico.

Tampoco debemos olvidarnos de Evernote, una especie de cuaderno de notas digital que permite incluir apuntes, información de diferentes páginas, audios, vídeos y archivos en un mismo lugar. También nos da la opción de compartir las notas y chatear a través del llamado Work Chat.

Como vemos, existen múltiples alternativas al envío de archivos a los compañeros de trabajo vía email. ¿Con cuál te quedas?

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